Zapier ist eines der besten Tools, um Automatisierungen jeglicher Art einzurichten. Man kann Hunderte von Apps miteinander verbinden nach dem Motto: «Wenn in der App A etwas geschieht, dann mach in der App B etwas».

Automatisierung ist Trumpf

In Zapier spricht man von Triggern und Actions. Wenn in einer App etwas bestimmtes getriggert wird, löst das in einer anderen App automatisch eine Aktion aus. Dabei kann man auch mehrstufige Zaps bauen oder bestimmte Logiken in die Zaps einbauen.

Ich verwende Zapier gerne, um Inhalte über mehrere Social Media Kanäle zu verteilen oder aber umgekehrt Inhalte aus diversen Quellen zu sammeln. So habe ich mir zum Beispiel Zaps eingerichtet, die alle meine Content-Beiträge in meiner Notion-Datenbank archivieren. Das Tolle an Zapier ist, dass ich die Inhalte ergänzen kann. So füge ich beim Archivieren auch gleich noch einige Metadaten und den Backlink zur Quelle an.

Zapier ist ein Schweizer Taschenmesser, hat aber noch einen Makel: es gibt keine App für iOS, also fürs iPhone oder iPad. (Meines Wissens gibts übrigens auch keine App für Android.). Das wäre ab und zu ganz praktisch, um zum Beispiel Tasks, Termine oder Kontakte aus dem Mac-Universum in andere Apps zu bringen.

Auftritt: Shortcuts

Eine dezidierte App braucht es aber gar nicht, denn mit Shortcuts – zu Deutsch «Kurzbefehle» – hat man die notwendige Automatisierungsgrundlage auf allen iPhones, iPads und Macs schon dabei. Shortcuts dient dazu, auf dem Gerät kleine Scripts auszuführen und über einen Webhook lässt sich Shortcuts problemlos mit Zapier verbinden.

Was zum Donner ist denn ein «Webhook»? Ganz einfach gesagt eine Art Briefkasten in Form einer URL. Diese URL wird von Zapier bereitgestellt und abgehört. Sende ich irgendeinen Input an diesen Webhook, wird er von Zapier übernommen und verarbeitet.

In meinem Beispiel diktiere ich auf dem iPhone schnell etwas und sende den diktierten Text über Zapier an ein Google-Sheet. Ich könnte damit aber natürlich auch sinnvollere Dinge anstellen:

• neue Todos an ClickUp schicken
• neue Kontakte in Hubspot eintragen
• neue Termine im Google Kalender eintragen
• neue Datensätze an Airtable senden
• …

Schritt für Schritt

Schauen wir uns an, wie mein Beispiel-Workflow eingerichtet wird. Ihr könnt auf dieser Basis dann nach Belieben kreativ werden.

Zunächst brauche ich den besagten Webhook. Ich lege in Zapier einen neuen Zap an und wähle als Startpunkt den «Webhook by Zapier» mit dem Trigger «Catch Hook».

Nun generiert Zapier eine eindeutige URL für mich, die ich fürs Erste einfach mal kopiere.

Nun gehts in der Kurzbefehl-App auf dem Apple-Gerät weiter. Ich erstelle einen neuen Kurzbefehl. Dieser braucht einen Input. In meinem Fall wähle ich den Input «Text diktieren». Als zweiten Schritt definiere ich die URL. Dazu gibt es einen Scriptbaustein «URL». Dieser macht nichts anderes als eine bestimmte URL als Variable für weitere Aktionen zu definieren. Hier füge ich die von Zapier bereitgestellte Webhook-URL ein.

Damit ist mein Script nun startklar für den alles entscheidenden dritten Schritt. Über den Scriptbefehl «Inhalte von URL abrufen» sorge ich dafür, dass mein diktierter Text an die Webhook-URL gesendet wird. Die URL wird normalerweise schon automatisch übernommen. Falls nicht, kann man einfach auf das blaue Feld klicken und die URL aus dem vorhergehenden Schritt übernehmen. Wichtig ist, dass ich hier die Methode auf «Post» einstelle, denn ich möchte ja etwas an die URL schicken.

Mit dem Plus-Button kann ich unten nun einen (oder mehrere) Schlüssel hinzufügen. In meinem Fall gebe ich dem Schlüssel den Namen «String». Da kannst du kreativ sein und irgendeinen Titel benutzen. Vermeide aber Leerzeichen und Umlaute. Als Typ definiere ich Text und als Wert gebe ich den im ersten Schritt diktierten Text mit.

Diesen kannst du eintragen, indem du mit der rechten Maustaste ins Werte-Feld klickst und dann unter «Variable einsetzen» das Gewünschte auswählst. Hier verhält sich die «Kurzbefehl»-App manchmal etwas friemelig. Kommt auch noch drauf an, ob du den Kurzbefehl auf einem Mac oder einem mobilen Device anlegst. Das Prinzip bleibt sich aber überall gleich.

Damit ist das lokale Skript fertig. Speichere und schliesse es und probier es mal aus. Du musst wahrscheinlich beim ersten Durchlauf noch deine Erlaubnis geben, solltest aber eine Success-Meldung bekommen.

Damit wechseln wir nochmals zu Zapier. Dort müssen wir nun ja noch definieren, was geschieht, wenn beim Webhook irgendeine Info eingegangen ist. In meinem Fall wähle ich für die Action eben Google Sheets. Hier habe ich mir eine Tabelle vorbereitet, in die ich die Webhook-Inputs zeilenweise eintragen lasse. Ich wähle in Zapier das entsprechende Google Sheet aus und trage in der Spalte «Note» den über den Webhook übermittelten String ein. Wenn du das Kurzbefehl-Script auf dem Mac oder iPhone ausgetestet hast, solltest du in Zapier eigentlich bequem eine Auswahl bekommen, welche Inputs du wo eintragen möchtest. «String» ist in meinem Beispiel der Schlüssel-Name, den ich in der Kurzbefehl-App definiert habe.

Voilà. Damit hast du nun einen Zap eingerichtet, der dir im Hintergrund automatisch alle Eingaben in ein Google Sheet einträgt. Wie gesagt: das ist ein sehr einfaches Beispiel. Mit etwas Kreativität sowohl bei den Kurzbefehlen wie auch bei den Zaps kannst du so mächtige Workflows bauen und auch unterwegs mit dem iPhone schnell Eingaben machen.