«one app to replace them all» – das ist der Claim von ClickUp. Für viele ist ClickUp dabei «nur» eine Projektmanagement-Software. Doch das greift tatsächlich zu kurz. ClickUp kann zwar als PM-Tool genutzt werden, ist aber auch für andere Einsatzzwecke geeignet. Warum? Weil ClickUp im Kern einfach mal eine Datenbank ist.

ClickUp – die Online-Datenbank

Alle Daten, die man in ClickUp erfasst, schreibt man in eine Datenbank. Und wie bei einer Datenbank üblich, verteilt man den Inhalt auf verschiedene Felder. Wenn man im Kanban-Board von ClickUp also einen Task erstellt, dann fügt man einen Datensatz ein. Dieser Datensatz besteht aus einem Titel, einer Beschreibung, einem Start-Datum, einer Dauer und einem Enddatum. Mit diesen Informationen kann ClickUp den Datensatz in einer bestimmten Ansicht – etwa dem Kanban-Board – als Task darstellen.

Nun kann man in ClickUp aber ganz einfach die Ansicht wechseln. Statt im Board zeigt man alle Datensätze mit einem Klick in einer Tabelle an. Da werden die gewünschten Felder aller Datensätze in einer einfachen Tabelle mit Spalten dargestellt. Der Clou: in den Spalten kann man nun Berechnungen machen, z.B. die Summe aller Aufwände ermitteln.

Wechselt man abermals die Ansicht, dann stellt man die Tasks in einem Gantt-Chart dar. Damit gewinnen die Datumsfelder an Wichtigkeit und alle Datensätze werden auf einem Zeitstrahl korrekt positioniert.

Wir haben bis anhin nur Tasks erstellt. ClickUp dient uns damit aber schon als 3 Apps: eine Tabellenkalkulation, ein Kanban-Board und eine Projektmanagement-App im Stile von Microsoft Projekt.

Ansichtssache

ClickUp bietet aber noch andere Ansichten. Eine Mindmap-Ansicht, in der man die Datensätze, aka «Tasks» thematisch in einer Baumstruktur ordnen kann.

Eine Doc-Ansicht, in der ich einem Datensatz mehrere Dokumente anfügen kann. Jedes Doc ist eine unendliche Seite, der Datensatz wird somit zu einer Art Notizbuch, welches ganz viele verschiedene Seiten enthält.

Oder eine Listenansicht, in der ich die Tasks wie in einer Todo-App einfach abhaken kann.

In jedem Datensatz gibt es unzählige Felder, die ich je nach Einsatzzweck befüllen kann. Über «Custom Fields» kann ich nach Belieben weitere Felder anlegen. Die Auswahl von Feldtypen ist dabei beeindruckend.

Nehmen wir das Feld «Location». Ich kann jedem Datensatz eine Adresse oder Koordinaten beifügen und die Daten dann auf einer Map-Ansicht anzeigen lassen. Schwupps, schon hab ich ein einfaches CRM oder eine Location-Datenbank (in der ich natürlich bestimmte Daten suchen und filtern kann)

Relationen

Damit kommen wir zur Königsdisziplin der Datenbank-Anwendungen: den Relationen, also den Verknüpfungen zwischen mehreren Datenbanken.

Eine solche erzeugt ClickUp ganz automatisch, wenn man einen Task einem Team-Mitglied zuteilt. Den Task haben wir eben in unserer Datenbank erstellt – das Team-Mitglied führt ClickUp im Hintergrund schon in der User-Datenbank. Mit Bild, Namen, Mail-Adresse etc. Bei der Zuweisung eines Mitarbeiters macht also ClickUp nichts anderes als eine Verknüpfung zwischen Task und User.

Ich kann auch selbst solche Relationen bauen. Etwa zwischen meinem Task und einem Projekt. Die Projekte führe ich separat in einer Liste und jedem Projekt füge ich eine:n Projektleiter:in hinzu. You got it? Da entsteht eine weitere Verknüpfung zur User-Datenbank.

ClickUp, das Chamäleon

Die Anwendungsmöglichkeiten sind unendlich und damit sind wir beim Geheimnis von ClickUp. Da ClickUp im Grund nichts anderes als eine einfache Datenbank mit verschiedenen Datensätzen, Feldern, Feldtypen und Verknüpfungen ist, kann die App wie ein Chamäleon verschiedene Formen und Farben annehmen. Je nachdem, mit welchem Fokus, mit welcher Ansicht ich auf einen Datensätze schaue, ist es ein Task, ein Projektschritt, eine Location, eine Notiz, ein Termin, ein Kontakt oder was auch immer.