Zeit erfassen. Eine Tätigkeit, die bei mir in etwa so viel Freude auslöst wie die alljährliche Steuererklärung. Muss aber sein, denn man möchte ja wissen, wie viel Zeit man für einen Kunden aufbringt. Und er möchte wissen, was man in dieser Zeit gemacht hat. Fair deal. Suchen wir uns also eine Möglichkeit, wie die Zeiterfassung einfach und trotzdem präzise ist.

Denn: nicht nur der Kunde will wissen, wie man seine Zeit nutzt – auch für mich selbst ist es interessant, mit was ich meine Tage so verbringe. Aber eben: ich hasse endlose Formulare und Tabellen, in denen ich meine Präsenzzeiten mühsam eintöggeln muss, keine Copy-Paste-Funktion habe und aus endlosen Auswahlmenüs Projektnummern und Leistungsarten rausfrimeln muss (take that, Abacus!).

ZEI° von Timeular: Zeiterfassung im Handumdrehen

Als ich den ZEI°-Oktaeder von Timeular zum ersten Mal gesehen habe, hat mich das Konzept sofort angesprochen. So ein schönes Ding auf dem Pult, das man ganz haptisch einfach drehen und wenden kann, wie einem grad lustig ist – das ist schon Klasse. Das Prinzip leuchtet sofort ein. Ich habe einen Oktaeder vor mir, dessen acht Seiten je ein Projekt oder eine Tätigkeit von mir repräsentieren. Je nachdem, wie ich den ZEI° vor mich hinlege, wird die Zeit auf ein anderes Projekt getrackt. Wechsle ich die Arbeit, lege ich den ZEI° einfach schnell anders hin. Die Lage des Oktaeders wird per Bluetooth an die Tracking-Software auf meinem Compi oder Smartphone übertragen.

Wer das Ding noch nicht kennt: hier das offizielle Produktevideo.

Nun hab ich das Ding seit geraumer Zeit auf meinem Pult stehen und nutze es täglich. Kurz zusammengefasst: es funktioniert!

Allerdings mit ein paar wichtigen Bemerkungen.

Acht Seiten? Zu wenig! Oder doch nicht?

Wer für verschiedene Kunden in verschiedenen Projekten unterwegs ist, dem sind die acht Seiten schnell zu wenig. Das mag auf den ersten Blick als grosse Einschränkung erscheinen. Auf den zweiten Blick ist diese Eingeschränktheit aber Gold wert: sie zwingt mich, meine Arbeit zu planen und mich mit meiner Zeit zu beschäftigen. Ich habe mir angewöhnt, dass ich immer am Montag meinen Wochenplan zurechtlege. Das mach ich schon lange. Seit ich den ZEI° habe, überlege ich mir aber noch viel besser, welche 8 wichtigen Projekte ich diese Woche buchstäblich auf dem Tisch habe. Denn seien wir ehrlich: mehr als 8 Dinge gleichzeitig kann ich eh nicht zufriedenstellend jonglieren. Und selbstverständlich können es auch mal weniger Projekte sein.

Ich wähle also meine maximal acht Projekte aus und beschrifte damit die Seiten meines ZEI°. Im Paket findet sich ein schwarzer Stift, mit dem man die weisse Oberfläche bemalen kann. Die Farbe lässt sich problemlos wieder abwischen (und bleibt manchmal auch an meinen Fingern). Auf dem ZEI° erfasse ich nur Kundenzeit.

Gelegenheiten, den ZEI° zu beschriften gibt es viele. Die Wochenplanung am Montag, das wöchentliche Standup vor einem Kanban-Board. Ja, selbst eine Tagesplanung wäre machbar, ist aber etwas viel Aufwand, denn selbstverständlich muss ich der zugehörigen Software ja auch noch mitteilen, welche Seite des Oktaeders welches Projekt repräsentiert. Das ist zwar recht zügig erledigt, dauert aber doch einen Moment.

Connection lost

Damit der ZEI° funktioniert, muss der Oktaeder in Kontakt mit der Tracking-Software sein. Dies geschieht per Bluetooth. Die Software läuft entweder auf einem Compi oder einem mobilen Device. Leider lässt sich der ZEI° bis anhin nur mit einem Gerät koppeln und das Tracking wird auch nicht irgendwo über eine Cloud synchronisiert. Ich kann – wenn ich das will – mit mehreren ZEI° arbeiten. Zum Beispiel im HomeOffice. Die getrackten Zeiten finden sich aber nur auf dem einen gekoppelten Gerät.

Das ist bei mir unpraktisch, denn ich befinde mich etwa zur Hälfte meiner Arbeitszeit nicht am Pult. Ich löse das, indem ich meinen ZEI° im Verlag an verschiedene Orte mitnehme – zusammen mit meinem Smartphone, auf dem getrackt wird. Das ist aber keine dauerhafte Lösung.

Falls ich meinen ZEI° mal nicht dabei habe, kann ich natürlich manuell einen Eintrag in der App machen. Dummerweise ist es mir mehrmals passiert, dass ich meinen ZEI° auf dem Pult vergessen habe, während er am Tracken war. Da musste ich im Nachhinein das Tracking löschen und korrigieren.

Hier muss eine bessere Lösung her: Kopplung mit mehreren Geräten oder noch besser über WLAN direkt in die Cloud. Warten wir mal auf Version 2.0.

Die Software? Top!

Noch ein Wort zur begleitenden Tracking-Software. Der ZEI° selbst ist ja ein Gerät ohne Benutzeroberfläche. Die ganzen Daten laufen in der Software zusammen und können da auch aufbereitet werden. Ich kann meine Zeiterfassung bequem in der Kalenderdarstellung anschauen und bei Bedarf auch nachträglich justieren. Ich kann Notizen hinzufügen und so ein umfassendes Journal meiner Arbeit festhalten. Das alles in einer wirklich sehr gelungenen Oberfläche, die mich auch bei der einfachen Konfiguration des ZEI° unterstützt.

Nun nutzen wir im Verlag aber eben die Zeiterfassung von Abacus. Und die ist – nebst grausliger Oberfläche – auch völlig resistent gegen jegliche Formen von Importen. Da kann der ZEI° nix dafür, das muss ich fairerweise sagen. Aber bei mir führt’s halt zu einer doppelten Zeiterfassung – ich muss nämlich die Trackings des ZEI° Ende Monat manuell nach Abacus übertragen. Das ist doof, aber immer noch einfacher, als wenn ich mich jeden Tag über das Abacus-Fenster ärgere.

Fazit

Der ZEI° von Timeular ist einfach ein cooles Teil. Er gibt der Zeiterfassung ihren Sinn zurück! Ich nutze ihn sehr gern und er hilft mir ganz nebenbei, meinen Projektfokus zu schärfen und besser zu planen. Die benötigte Verbindung zu einem Gerät mit installierter Software finde ich noch etwas hinderlich. Da muss ich noch ein besseres Handling finden. Die zugehörige Software ist genial – unsere hauseigene Zeiterfassung ist es leider nicht. Aber das nehm ich auf mich. Denn für mich ist es eine bessere Welt, wenn ich so einen stylischen Oktaeder einfach auf mein Pult stellen kann!

Weitere Informationen: Homepage von Timeular

Disclaimer: Alles selbst gekauft, aus freien Stücken getestet, keine bezahlte Werbung!