Was Apple Notes für die Mac-Plattform ist, ist OneNote für die Windows-Welt. Dabei hat OneNote in den letzten Jahren einen förmlichen Innovationsschub erlebt. Seit Microsoft den Convertible- und Tablet-Markt aktiv bearbeitet, wurde Feature um Feature eingebaut.

Klassische Ablagestruktur

OneNote verfügt über eine klassische Ablagestruktur. Man verteilt seine Notizen auf verschiedene Notizbücher. Viele haben ein Notizbuch für private Dinge, eines für Business-Sachen und vielleicht noch eines für kreative Projekte. Notizbücher lassen sich natürlich mit anderen Menschen teilen.

Innerhalb eines Notizbuches landen dann alle einzelnen Seiten. Damit man noch etwas Ordnung machen kann, kann man Seiten in einzelne Abschnitte organisieren – quasi wie ein Register im klassischen Bundesordner.

Die einzelne Seite ist dann mehr oder weniger ein weisses Stück Papier, das man beliebig mit Inhalt füllen kann. Das Besondere ist dabei, dass man Inhalte auf dem Papier verteilen kann, wie es einem bleibt. Einfach mit dem Cursor irgendwo hinklicken und etwas schreiben, zeichen, einfügen oder ablegen.

Der Alles-Sammler

In Onenote kann man fast alles ablegen. Einfachen Text, den man bei Bedarf ähnlich wie in Word mit Formatvorlagen auch (semantisch) gliedern kann. Eine Überschrift sieht aus wie eine Überschrift und ermöglicht es einem auch, ein Inhaltsverzeichnis über einen längeren Text anzulegen.

Zu den Texten kommen aber weitere Objekte hinzu: Bilder, Videos, Audio, Formeln, Tabellen, Sticker, Emojis, Freihand-Zeichnungen, Bookmarks, Dokumente … Die Liste der Möglichkeiten ist gross und wächst fast mit jedem Update.

Das ist beeindruckend, führt aber möglicherweise auch dazu, dass man zu viel Zeugs auf eine Seite packt.

Quicknotes

Richtig feudal ist OneNote auf einem Convertible oder einem Tablet mit einem Pencil. Wie auf einem iPad hat man da die Möglichkeit, eine QuickNote zu erstellen, wenn man auf dem Pencil aufs Knöpfchen drückt oder den Bildschirm mit dem Pencil antippt. Dann schreibt man einfach los und konvertiert die Handschrift in Text.

Oder man bettet in OneNote ein PDF ein, öffnet dieses und markiert dann mit dem Pencil bestimmte Textstellen.

Oder man unterschreibt schnell einen Vertrag oder eine Rechnung.

Oder man startet das nächste Gemälde und schöpft die gesamte Pinsel- und Farbpalette aus.

Teil der Office-Suite

OneNote integriert sich natürlich nahtlos ins Office-Paket. OneNote-Notizen werden auf Knopfdruck zu Word-Dokumenten. Excel-Tabellen in OneNote? Kein Problem. Eine Umfrage mit Microsoft Forms durchführen und die Ergebnisse in OneNote sammeln? Läuft. Ein Notizbuch in Teams in einem Chat-Kanal nutzen? Das braucht nur wenige Klicks.

Speziell ist zudem die Integration, wenn man mit der Education-Version von Office arbeitet. Dann lassen sich in OneNote gemeinsame Klassennotizbücher anlegen, über die man ganze Lerngruppen organisieren und dokumentieren kann.

Das ist schon beeindruckend. Dazu noch der durchaus brauchbare Webclipper, der fast so gut ist wie derjenige von Evernote. Und ein paar Extrafeatures wie die Vorlesefunktion und oder die Textvalidierung. OneNote ist eine wahrhaftige eierlegende Wollmilchsau!

Was mir nicht so gefällt

Für mich ist OneNote aber trotz mehrerer Anläufe nicht das Werkzeug erster Wahl.

Zunächst ist es halt eine Tatsache, dass die meisten meiner Arbeitsgeräte aus der Apple-Welt stammen. Insofern ist für mich der Einsatz von OneNote eher freiwillig. Die Mac- und iOS-Versionen von OneNote sind total solide Apps, da gibt es wenig zu bemängeln. Aber die Auswahl an Alternativen ist für mich halt gross.

Ab und zu setze ich OneNote aber ein und dann bin ich ab der sehr trägen Synchronisation genervt. Wenn man die App eben nicht ständig braucht, dann wartet man erst mal eine Ewigkeit, bis alles synchronisiert ist und man mit dem neusten Stand der Notizen seine Arbeit fortführen kann.

Zudem tue ich mich mit der starren Ablagehierarchie schwer. Ich denke nicht in mehreren Notizbüchern. Also bleiben mir noch Sektionen und Einzelseiten, die ich organisieren muss. Ich habe keinerlei Schlagworte oder Tags zur Verfügung und kann somit auch nicht schnell neue Sammlungen anlegen. Das behindert mich und nimmt mir zu viel Zeit weg.

Zum dritten ist für mich das Konzept, überall auf einer Seite anzusetzen und etwas einzufügen, nicht passend. Ich hab gerne Fliesstext und Flow-Content. Einzele Boxen und Rahmen entsprechen nicht meinem Ordnungssinn. Zudem hab ich spätestens beim Export ein Problem, weil ich ja spätestens dann die Einzelhäppchen wieder in eine logische Struktur bringen muss.

Überhaupt: der Export von OneNote bietet mir zu wenig Möglichkeiten. Sind die Inhalte erst mal in OneNote drin, kriegt man sie nur schwer wieder raus. Für jemanden, der voll auf OneNote setzt, ist das kein Problem. Für jemanden wie mich, der gerne Optionen hat, ist es eher suboptimal.