Notion ist das beste und flexibelste Notizen-Tool, welches ich bisher kennengelernt habe. Besonders praktisch: ich kann nicht nur einzelne Notizen, sondern ganze Datenbanken mit Notizen anlegen – und ich kann diese Notizen mit eigenen Metadaten beschreiben und organisierbar machen.

Notion ist für mich eine Wiederentdeckung. Ich hatte schon mal vom Tool berichtet, hatte dann aber irgendwie keine Verwendung dafür. Das hat sich diesen Frühling geändert. Ich habe zusammen mit meinem Kollegen Georg Gusewski ein LinkedIn-Training zu Unterrichtsideen für den Fernunterricht produziert (coming up!) und er hat mir Notion als Drehbuch-Werkzeug vorgeschlagen.

Nun also Liebe auf den zweiten Blick 🙂

Was ist Notion?

Notion ist eine Notizapp, die es einem ermöglicht, sehr strukturierte Notizen zu erstellen. Man arbeitet mit Inhaltsblöcken, wie man das aus anderen Systemen wie zum Beispiel WordPress mit Gutenberg kennt. Natürlich kann man auch ganz einfache Textnotizen machen und sofort losschreiben. Es gibt aber auch Blöcke für Listen, Zitate, Codeelemente etc. Dazu kommen Blöcke um Elemente wie Bilder, Multimedia oder Bookmarks einzubetten. Umfangreiche Notizen kann man mit Überschriften verschiedener Hierarchien strukturieren.

Die Basis von Notion ist letztlich Markdown, eine einfache Struktursyntax, die aus blossem Text einen strukturierten Inhalt macht.

Is it a page? No it‘s a base!

Das Pfiffige an Notion ist aber, dass man den Inhalt nicht zwingend in eine Page schreiben muss. Vielmehr kann man an jeder Stelle in Notion eine kleine Datenbank eröffnen. Dort drin landen dann die Pages und man bekommt so zusätzlich die Möglichkeit, die Pages mit Metadaten, sogenannten Properties, zu versehen. So kann man Inhalte mit Schlagworten und Kategorien versehen. Man kann aber auch beliebig viele eigene Properties definieren. Die Properties gelten für je eine Datenbank und Datenbanken kann man beliebig viele anlegen.

Beispiel gefällig? Ich habe ein Datenbank mit Rezepten angelegt: Jedes Rezept wird auf einer Seite beschrieben und besitzt Schlagworte und kurze Kommentare als Properties. Nach diesen Metadaten kann ich natürlich filtern und suchen. Die Rezept-Datenbank kann ich als Liste, Tabelle oder Gallery anzeigen. Oder als Board oder als Kalender.

Diese Datenbankfähigkeit macht meine Notizen extrem flexibel. Ich führe in Notion neben meiner Rezepte-Base auch je eine Datenbank für Bookmarks, für Blog-Themen, für wichtige Grafiken aus meinem Berufsalltag, für das Inventar meiner diversen Technik-Gadgets und und und.

Flexibilität

Notion macht es mir einfach, meine Notizen zu entwickeln. Was als einfaches Bookmark in der Datenbank startet, wird später zu einer Notiz mit meinen eigenen Kommentaren und Gedanken. Diese Notiz verlinke ich an anderen Orten und fasse sie mit anderen Notizen zu Collections zusammen. Ich habe mir auch eine persönliche Startseite zusammengestellt, über die ich sofort zu den wichtigsten Notizen gelange.

Export-Formate

Was ich zudem an Notion schätze, sind die vielfältigen Exportmöglichkeiten. Ich kann meine Notizen zu Markdown oder CSV-Dokumenten exportieren und in so in diversen anderen Apps weiterverwenden.

Zudem kann ich natürlich meine Notizen direkt zu PDF machen. Oder auf Wunsch auch zu HTML. Damit bin ich safe und habe eine nachhaltige Möglichkeit gefunden, meine Notizen zu speichern.

Übrigens: Da Notion im Kern ein Online-Dienst ist, hat man die Möglichkeit, Notizen direkt übers Web zu sharen. Wahlweise nur zum Lesen oder zum Mitarbeiten. Denn Notion ist auch ein Kollaborations-Werkzeugt.

Was sonst noch toll ist

Notion hat auch sonst noch ein paar Asse im Ärmel: da ist zum Beispiel der Webclipper, mit dem ich in Firefox und Chrome direkt Inhalte von Webseiten in meine Notizen speichern kann. Dann kann Notion auch als eine Art persönliches Wiki genutzt werden, weil in Notizen direkt Links auf andere Notizen eingefügt werden können.

Ein ganz wichtiges Element sind Templates: man kann aus verschiedenen Templates auswählen oder selbst Templates erstellen. Sitzungsprotokolle, Rezepte, Business Canvas, ja ganze Datenbanken können über Templates schnell erstellt werden.

Was noch besser werden könnte

Meine grösste Pain in Notion ist im Moment das Backup: Zwar kann ich manuell auf Knopfdruck alle Daten exportieren und ich habe mir die Pro-Version gegönnt, die eine Versionierung aller Notizen bereithält. Letztlich bin ich aber auf Notion und dessen funktionierende Server angewiesen. Mir wäre es ungemein wohler, wenn es eine Option gäbe, alle meine Inhalte regelmässig zum Beispiel in meine Dropbox zu speichern.

Der Webclipper ist gut, aber noch nicht perfekt. Da ist das Vorbild von Evernote bisher unschlagbar. Auch die mobilen Apps sind ok, letztlich sind es aber nur Container für die Webseite. Das merkt man im Alltag, weil sie sich halt nur bedingt ins System integrieren.

Ansonsten gibts nicht viel zu meckern: Notion ist eine tolle Lösung und das Beste daran: fast alle Features sind kostenlos nutzbar. Ausprobieren ist also jederzeit möglich.

Weitere Informationen zum Tool findet ihr auf der Webseite von Notion.