In ClickUp kann man mit einem Login in verschiedenen Workspaces arbeiten. Zur Erinnerung: der Workspace ist die oberste Ebene der ClickUp-Hierarchie. Auf dem Workspace werden ClickUp-Abos und Team-Mitglieder verwaltet. Darunter befinden sich dann die Spaces, Ordner, Listen und Tasks.

Ich selber habe mehrere Arbeitgeber und Projekte, die mit ClickUp unterwegs sind. Leider bietet ClickUp selbst noch keine Möglichkeit, alle meine Tasks über mehrere Workspaces hinweg an einem Ort zu sehen und zu verwalten. Die Inbox ist immer auf einen einzigen Workspace bezogen. (Wer das ändern will, der kann das Feature hier upvoten)

Hier deshalb 3 bestehende Möglichkeiten, um möglichst schnell Überblick über alle Tasks über verschiedene Workspaces hinweg zu gewinnen.

1.) Kalender-Feed

ClickUp kann die Tasks von einem bestimmten Space, Ordner oder von einer bestimmten Liste als Kalender-Feed ausgeben (Hier habe ich diese Methode schon mal beschrieben). Diesen Feed kann man dann mit einer gängigen Kalender-App abonnieren. Damit ist es möglich, zum Beispiel in der Mac-eigenen Kalender-App alle Tasks aus ClickUp darzustellen und in die tägliche Terminplanung einzubeziehen.

Mit Google-Kalender kann man einen 2-Way-Sync einrichten. Das heisst, man kann die Tasks auch grad im Google-Kalender verändern und die Veränderungen werden in ClickUp zurückgeschrieben. In meiner Erfahrung ist der Sync ab und zu etwas wackelig, ich nutze diese Funktion aber schon länger gerne und zuverlässig.

Für Apple- und Outlook-Kalender gibt es den 1-Way-Sync, mit dem alle Tasks oder wahlweise nur meine Tasks in den Feed geschrieben werden. Um etwas zu verändern, muss ich zwar immer ClickUp öffnen, aber für eine Übersicht genügt es.

Die Kalender-Feeds von ClickUp sind etwas versteckt, nämlich in den persönlichen Settings im Abschnitt «My Apps».

Das Bild zeigt, wie ich in ClickUp Kalender-Feeds erstellen kann.
Kalender-Feeds in ClickUp einrichten.

2.) Tabgruppe im Browser

Glücklicherweise sind die verschiedenen Workspaces von ClickUp auch unter verschiedenen, eindeutigen URLs im Browser aufrufbar. Ich habe mir deshalb in Safari einen Lesezeichen-Ordner eingerichtet und darin für jeden Workspace die wichtigste Ansicht abgespeichert. Am Morgen öffne ich den Browser und lasse mir all diese gespeicherten Tabs mit einem Klick anzeigen.

Die Funktion von gespeicherten Tabgruppen ist in den bekannteren Browsern vorhanden.

Normalerweise benutze ich für eine schnelle Übersicht die Kalender-Ansicht von ClickUp. Achtung, das hat mit den obengenannten Feeds gar nix zu tun. Vielmehr fügt man die Kalender-Ansicht gleich wie eine Listen- oder Board-Ansicht auf einem bestimmten Space, Ordner oder auf einer Liste hinzu.

Das Bild zeigt eine Kalender-Ansicht in ClickUp, in der ich alle Tasks für einen Tag, eine Woche oder einen Monat auf einen Blick sehe.
Die Kalender-Ansicht in ClickUp.
  1. Auswahl des Ortes, für den der Kalender angezeigt werden soll.
  2. Alle Tasks mit Fälligkeitsdatum werden im Kalender angezeigt (Monat, Woche oder Tag).
  3. Alle Tasks ohne Falligkeitsdatum werden hier aufgelistet. Man kann sie einfach in den Kalender ziehen.
  4. Ich kann einstelle, ob ich alle oder nur meine Tasks sehen möchte.
  5. Tipp: Hier kann ich direkt einen Sync zu einem Google-Kalender ausrichten (siehe oben)

Ich arbeite für eine schnelle Übersicht am liebsten mit dieser Ansicht, die wie gesagt über eine URL gespeichert werden kann. Ich kann dabei die Ansicht auch anpassen – der letzte Stand wird mit Autosave in ClickUp immer gespeichert. Alternativ könnte ich natürlich auch einfach in die Inboxen meiner Workspaces schauen.

3.) Day-Planner-Apps

Es gibt massenweise Kalender-Apps. Es gibt massenweise Todo-Apps. Es gibt aber noch nicht so viele Apps, in denen ich verschiedene Kalender und verschiedene Todo-Listen zusammenführen kann. Diese neue Softwaregattung ist gerade am Entstehen und ich glaube, dass das noch ein grosses Ding wird.

Wer gerne mit Timeblocking, Tages- oder Wochenplanung arbeitet, der braucht eine Darstellung, in der er einerseits dynamisch alle seine Kalender sieht und andererseits die gesammelten Tasks aus verschiedenen Quellen in die verbleibenden Kalenderslots einreihen kann.

So funktioniert Akiflow.

Eine Software, die genau das kann, heisst Akiflow. Alternativen sind Motion, Sunsama oder Friday. Akiflow und Sunsama haben eine ClickUp-Integration, können also alle Tasks aus ClickUp auslesen. Alternativ kann man Tasks aus Todoist, Asana, Trello oder anderen gängigen Apps sammeln. Kalenderseitig werden Google-Kalender unterstützt. Leider ist die Sache mit Mac- und Microsoft-Kalendern im Moment noch nicht möglich.

Ich habe ein wenig mit Akiflow und Sunsama experimentiert und für mich würde eine solche Planungsroutine sehr Sinn machen. Ich hätte so in einer einzigen App alle meine Termine und Tasks für einen Tag oder eine Woche im Blick und könnte visuell meine Arbeitstage planen. Das mache ich ja jeden Morgen sowieso, ich muss aber eben immer noch alle verschiedenen Quellen abklappern, um nix zu vergessen. Ein System, welches mir alle Infos zusammenführt wäre sehr willkommen.

Schauen wir mal, wie sich das entwickelt. Vielleicht bietet ja ClickUp auch dafür bald mal eine pfiffige Lösung an.

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