Die steigende Beliebtheit und Verbreitung von ClickUp hat dazu geführt, dass ich inzwischen vier Arbeitgeber / Projekte habe, in denen ich mit ClickUp meine Arbeiten plane. Bisher gab es für jeden Workspace einen separaten Login. Das war im Alltag mühsam, darum habe ich es heute bereinigt.

Was ist ein Workspace?

Bevor ich aber über die Bereinigung berichte, nochmals kurz zum Abholen: Was ist ein Workspace in ClickUp?

Der Workspace ist die oberste Ebene in der ClickUp-Hierarchie. Wenn man in einer Organisation ClickUp einrichtet, dann eröffnet man typischerweise einen Workspace, in dem man dann als Team arbeitet und all seine Projekte in Ordnern und Listen organisiert.

Ein Workspace ist bei ClickUp auch der Ort, wo die Lizenz gemanagt wird. Alle Mitglieder eines Workspaces haben zwingend das gleiche ClickUp-Abo. Die Lizenzen werden dann je nach Anzahl der Teammitglieder verrechnet. Das heisst umgekehrt: ich kann im einen Workspace mit den Business-Funktionen arbeiten und in einem weiteren Workspace nur die Gratis-Version von ClickUp nutzen.

Auch wichtig zu wissen: Daten aus dem einen Workspace können nicht mit anderen Workspaces geteilt werden. Workspaces sind völlig getrennte Einheiten.

User in mehreren Workspaces

Als Benutzer kann ich nun aber in mehreren Workspaces zum Team gehören. Bei mir ist die Situation im Moment so, dass ich für zwei Arbeitgeber – Edupartner und Get More Brain – in ClickUp arbeite. Beide Arbeitgeber haben je einen Workspace mit Business-Funktionen.

Zudem bin ich bei Morntag in einem Projekt als Teammitglied dabei. Und ich betreibe für mich persönlich noch einen vierten Gratis-Workspace, in dem ich meine Arbeiten für die PH Luzern organisiere.

Als User bin ich in ClickUp über meine Mailadresse eineindeutig erkennbar. Die vier Workspaces kann ich in der App ganz einfach unten links wechseln. Auch in den mobilen Apps kann ich jederzeit zwischen den Workspaces wechseln.

Tipp zum Einrichten

Damit man dieses Setting nutzen kann ist es wichtig, dass man in allen Workspaces über die gleiche Mail-Adresse eingeladen wird. Dann wird der Workspace-Switcher automatisch aktiviert.

Wenn man – wie in meinem Fall – bereits mit verschiedenen Mailadressen in mehreren Workspaces angemeldet ist, kann man dies bereinigen. Dazu lädt man sich als neuen User nochmals ins Team ein. Dabei verwendet man den gleichen Namen aber eine andere, die gewünschte Login-Email.

Sobald man in allen Workspaces mit dem gleichen, gewünschen Login aktiviert ist, kann man die alten User löschen.